Control horario

Registro horario obligatorio: guía práctica para empresas

La obligación no consiste simplemente en tener una aplicación: consiste en conservar un registro diario que permita conocer cuándo empieza y termina la jornada de cada persona.

La respuesta breve

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar un registro diario con la hora concreta de inicio y finalización de cada jornada. La organización del registro se determina mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial tras consultar a la representación legal de las personas trabajadoras.

¿A quién se aplica?

La guía del Ministerio de Trabajo explica que la obligación alcanza, con carácter general, a personas trabajadoras de todos los sectores y empresas, con independencia del tamaño. También contempla trabajo a distancia, personal móvil, comerciales y personas que prestan servicios fuera del centro habitual. Existen relaciones laborales con reglas especiales, por lo que conviene comprobar el convenio y la situación concreta.

Qué debería registrar un sistema útil

1. La identidad de la persona trabajadora.
2. La fecha y la hora real de entrada y salida.
3. Las pausas cuando sea necesario distinguirlas del tiempo de trabajo efectivo.
4. Las correcciones, dejando constancia de quién las realiza.
5. Un historial consultable y exportable durante todo el periodo de conservación.

La ley fija el mínimo de inicio y finalización. Registrar incidencias y cambios aporta trazabilidad, pero debe hacerse respetando la protección de datos y sin recopilar información innecesaria.

Digital, papel o fichador: qué elegir

No existe un único formato general obligatorio. La elección debe responder a la realidad de la empresa: dónde trabaja el equipo, quién revisa las incidencias, cómo se entregarán los registros y cómo se conservarán. Una hoja puede servir en un entorno muy pequeño; un sistema digital suele resultar más manejable cuando hay turnos, varias ubicaciones o trabajo móvil.

Cuidado con los datos biométricos

La AEPD considera la biometría una categoría de datos de alto riesgo y exige límites estrictos. Antes de usar huella o reconocimiento facial conviene evaluar si existe una alternativa menos intrusiva y obtener asesoramiento especializado.

Lista de comprobación

• El sistema recoge la hora real, no únicamente el horario previsto.
• Cada persona puede registrar su jornada sin fricciones.
• Las correcciones quedan justificadas.
• Los registros pueden consultarse y exportarse.
• Existe una política clara de conservación y acceso.
• Se ha comprobado el convenio colectivo aplicable.